規(guī)章制度

第一章 總 則

第一條：學(xué)生會文檔是學(xué)生會工作必不可少的史料和憑證。為推進學(xué)生會文檔工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化進程，提高文檔的保密性，保障檔案的安全保管以及合理的開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，并結(jié)合我校學(xué)生會的實際情況，特制定本制度。

第二條：學(xué)生會文檔管理工作須貫徹“為廣大同學(xué)負(fù)責(zé)，為人事工作服務(wù)”的原則，堅決維護文檔的真實性和完整性，實行統(tǒng)一管理、規(guī)范保存的辦法。

第二章 文檔的收集

第三條：辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生會文檔工作，負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、開發(fā)工作，其他各部門須設(shè)立專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集和整理，并在規(guī)定時間內(nèi)報送辦公室存檔。 第四條：學(xué)生會文檔包括：

1、學(xué)生會的工作計劃、工作總結(jié)和重大活動方案；

2、學(xué)生會的請示報告，經(jīng)驗材料和上級下發(fā)各種文件；

3、學(xué)生會的會議記錄、工作紀(jì)要和工作活動大事記；

4、學(xué)生會與外校交流的資料；

5、學(xué)生會主辦的各種簡報、期刊及其底稿；

6、學(xué)生會有關(guān)人事考核、獎懲、任免資料；

7、校內(nèi)外各相關(guān)單位的通訊方式；

8、學(xué)生會人員名單及人員調(diào)動情況；

9、其他有保存價值的各種資料（辦公室視情況而定）；

10、學(xué)生會與各院系學(xué)生會的交流資料。

第三章 歸檔要求

第五條：所有的文檔資料必須是有關(guān)手續(xù)辦理完畢后的最終資料。校學(xué)生會各部門、各院系學(xué)生會在進行工作、開展、總結(jié)活動的過程中，應(yīng)注意上述材料的收集、整理，并在一周內(nèi)送到校學(xué)生會辦公室，以便盡快存檔。

第六條：歸檔材料必須用藍(lán)色或黑色鋼筆或圓珠筆書寫，文字清晰，對于確實不能使用原件者，應(yīng)使用復(fù)印件歸檔。

第七條：歸檔材料必須完整、真實，個人文字材料必須有本人簽字，凡材料須經(jīng)相關(guān)部門蓋章的，必須加蓋公章。

第八條：上交歸檔材料時，辦公室應(yīng)標(biāo)明編號，并注明交接人或單位及交接時間。 第九條：收集的零散材料必須立即進行整理、分類使之系統(tǒng)化并歸檔，必須保持文書資料之間的歷史聯(lián)系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。 第十條：整理的材料須統(tǒng)一規(guī)格：

1、書面材料以A4型紙為統(tǒng)一規(guī)格；

2、除書面材料外應(yīng)備份電子文檔、電子文件，統(tǒng)一存入各部門的子目錄里；

3、照片、磁帶、碟片等影像材料應(yīng)注明內(nèi)容、時間、地點及主要參加人員等，與書面材料分開存放。

第十一條：如歸檔材料不符合要求，辦公室有權(quán)退回，并交原部門重新整理。

第四章 文檔的管理與查詢

第十二條：學(xué)生會文檔的保存與管理涉及學(xué)生會的整體利益。辦公室應(yīng)定期進行清理和檢查，如有遺失或殘缺應(yīng)立即匯報學(xué)生會主管人員并進行補救，對相關(guān)責(zé)任人視情節(jié)輕重給予處罰。

第十三條：因工作需要，需要查閱文檔的，須經(jīng)校團委老師或校學(xué)生會主席團批準(zhǔn)。 第十四條：凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制。借閱人必須進行登記，注明借閱人姓名、地址、聯(lián)系方式、借閱事由、借閱內(nèi)容及借閱期限等。對于重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。

第十五條：歸還文檔須經(jīng)交接雙方經(jīng)辦人核對無誤后，方可歸檔。

第十六條：對已失去保存價值的檔案，應(yīng)征得有關(guān)單位部門同意，并造冊報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第五章 紀(jì)律要求

第十七條：文檔的傳遞由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，專人專送。

第十八條：文檔的公布須經(jīng)校團委批準(zhǔn)或?qū)W生會主席團討論通過，未經(jīng)同意，任何組織或個人都無權(quán)公布。

第十九條：任何人查閱文檔時，必須嚴(yán)格遵守閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為，文檔未經(jīng)允許不得擅自復(fù)制傳播。

第二十條：對按本制度應(yīng)立卷歸檔的材料，須按規(guī)定定期向辦公室移交，集中管理，任何部門或個人不得擅自扣留。

第六章 附 則

第二十一條：本制度自公布之日起生效。

第二十二條：本制度的解釋權(quán)歸本院主席團所有。

信息科學(xué)與工程學(xué)院

附1. 文件簽收登記表

文件簽收登記表

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